關于2018年7月畢業研究生檔案轉遞的通知
發布時間:2018-06-06 14:12:05.0

各培養單位:

畢業研究生的人事檔案是用人單位選拔、聘用畢業生等涉及畢業生切身利益的重要依據。因此,將畢業生檔案準確、及時、安全地轉遞到接收單位對于畢業研究生非常重要。請各培養單位高度重視畢業研究生檔案轉遞工作,并安排專人負責相關工作。

根據學校相關工作安排,畢業研究生檔案轉遞方式統一為中國郵政EMS。離校前,請每位畢業研究生及時登記、確認檔案轉遞信息,并于畢業后注意跟蹤檔案轉遞信息,確保檔案按時、安全到達接收單位。畢業研究生檔案轉遞具體流程如下:

一、畢業生確定檔案去向

1、非定向畢業生

(1)就業單位接收

就業單位可以接收檔案的,檔案直接轉遞至就業單位。

(2)升學單位接收

錄取為本校或外校2018級博士研究生的碩士畢業生,檔案直接轉遞至招生單位。

(3)辦理檔案托管服務

戶口和檔案均在校的畢業生,可到云南省教育廳大中專畢業生就業服務中心(昆明市學府路2號云南省教育廳一樓服務大廳)辦理托管。(相關通知請見附件1、附件2)

(4)回生源地

未就業畢業生和就業單位不接收檔案的畢業生檔案轉遞回生源地人才就業管理服務機構。

 

2、定向畢業生

培養方式為定向的研究生,檔案轉回簽署定向協議的單位。

 

二、畢業生網上確認轉遞信息

自6月5日起,請學院組織畢業生登錄研究生管理系統(網址為http://yjs.ynu.edu.cn/ssfw/login_cas.jsp),在檔案確認功能模塊,確認檔案轉遞信息。

1、畢業生核對信息

(1)已登記信息或檔案回生源地的

研究生管理系統內檔案去向默認為回生源地,因為信息庫更新有限,請畢業生務必仔細核對確認檔案轉遞信息所有字段。檔案回生源地的畢業生,特別要注意核實檔案接收單位地址或聯系電話是否已變更。若所有字段核對正確無誤,即可點擊確認。

(2)登記信息有誤或未登記的

若只是學生電話字段有誤的,畢業生可以自行修改。若已就業或已升學但未到檔案室登記信息的同學,以及核對轉遞信息有誤、有遺漏的同學,請填寫《畢業研究生檔案轉遞去向登記表(非定向)》(附件3)將正確信息報送至學院,并同時提交三方協議復印件/調檔函原件/檔案托管回執原件。

(3)定向培養研究生

入學時培養方式為定向培養的畢業生,檔案回原簽署定向協議單位,請填寫《畢業研究生檔案轉遞去向登記表(定向)》(附件4)報送至學院。若所填轉遞信息與原單位不相符,檔案將不予轉遞。

2、學院審核并報送信息

請培養單位根據畢業生報送情況審核并匯總《畢業研究生檔案轉遞去向登記表(非定向)》和《畢業研究生檔案轉遞去向登記表(定向)》,將以上兩個表格放入以培養單位名稱命名的文件夾內壓縮,如“經濟學院.rar”。將壓縮包發送至OA系統研究生院宋曉婭老師賬號,學生提交的紙質證明材料請報送至研究生院檔案室,報送截止時間為2018年6月22日。

重新填寫報送轉遞信息的同學,請于2018年6月24日前登錄研究生管理系統-檔案確認功能模塊重新確認檔案轉遞信息。超過截止時間未確認的,系統將默認為轉遞信息正確無誤。

 

三、學院收集整理裝檔材料

請學院于裝檔安排時間(附件5)之前組織收集整理裝檔材料,材料收集整理要求如下:

1、裝檔材料類別

(1)畢業生黨員材料(請附學院簽字蓋章的《黨員材料歸檔交接情況登記表》<組織部標準>)

(2)云南大學體檢表(校醫院領取)

(3)優秀畢業生材料(就業指導服務中心領取)

(4)報到證白聯(就業指導服務中心領取)

(5)研究生學籍材料(裝檔時在檔案室領取,包含有:研究生報考材料、培養登記表、畢業研究生登記表、學位申請材料、獎學金材料)

(6)研究生檔案袋(裝檔時在檔案室領取)

(7)其他應歸檔材料

2、整理裝檔材料

    所有裝檔材料請于空白處用鉛筆標注學號,然后按學號升序(上小下大)排列整理,并附上歸檔名單,準備裝檔。

 

四、學院裝檔、密封檔案

學院請于安排時間之前收集齊全歸檔材料,致電檔案室預約并報負責人姓名及聯系電話。根據裝檔順序,學院按時組織人員到檔案室進行裝檔、密封及核對,并按轉遞地址進行分類打包。

 

五、注意事項

1.研究生院檔案室不直接受理畢業研究生個人檔案轉遞去向變更事宜,請各培養單位根據畢業生報送情況審核并匯總統一報送至研究生院檔案室。

2.請各培養單位和畢業研究生務必高度重視并妥善處理畢業研究生檔案轉遞事宜,按時完成畢業生檔案轉遞信息確認工作和檔案歸檔工作,逾期未上報或確認,后果由各培養單位和本人承擔。

 

研究生院檔案室地址:呈貢校區北門敬賓樓1201

聯系人:宋老師

聯系電話:65033328

 

 

 

云南大學研究生院

2018年06月05日

 

附件:

    1.關于做好2018年畢業生戶口檔案托管服務工作的通知.pdf

    2.云南省2018年畢業生戶口、檔案托管流程圖.doc

    3.XX學院畢業研究生檔案轉遞去向登記表(非定向).xls

    4.XX學院畢業研究生檔案轉遞去向登記表(定向).xls

    5.各學院裝檔時間安排.xls